Job Note é stato pensato per due macro categorie di utenti: la singola azienda (piccola-media-grande) e il Coordinatore della Sicurezza.
Nel primo caso, Job Note fa fronte all'esigenza di gestire le diverse risorse interne all'azienda (dipendenti e strumenti di lavoro) con un unico mezzo. Nel secondo, invece, da la possibilitá al Coordinatore della Sicurezza di gestire lavoratori appartenenti a diverse aziende ed operanti anche in diversi cantieri.
In entrambi i casi, le varie figure professionali con cui si è instaurato un rapporto lavorativo (supervisore, delegato, dipendente, operaio, ecc) vengono registrate in Job Note con un proprio ruolo e mansione assegnati.
Ad esempio, il titolare dell'azienda avrá la possibilitá di assegnare "ruoli" diversi ai suoi dipendenti, ed in base a tale ruolo abilitare determinate funzioni all'interno del programma. Si potrá quindi scegliere quali dei dipendenti possono effettuare in autonomia la Registrazione della loro presenza all'inizio o alla fine del turno lavorativo, e quali invece devono essere registrati da un Supervisore (che sará a sua volta nominato dal titolare). Inoltre, Job Note permette il rilevamento della presenza attraverso la Geolocalizzazione; grazie alla possibilitá di impostare nel sistema le coordinate geografiche della Sede in cui deve trovarsi l'addetto (ufficio, cantiere, assistenza domiciliare, ecc), Job Note ne permetterá la timbratura solo se questi si troverá in quella posizione.
Ogni dipendente/lavoratore registrato avrá un suo account personale e sará identificato attraverso un QR-CODE; dal quel momento lo Smartphone (iPhone o Android) diventerá il suo timbratore online. Nel caso in cui la registrazione della sua presenza è regolata dal Coordinatore della Sicurezza o (nel caso di azienda) da un Supervisore, basta inquadrare il QR-CODE nell'App ed il gioco è fatto.
Ogni account sará regolato da credenziali (UserID e Password) che permetteranno l'utente di entrare all'interno del software gestionale Job Note ed utilizzare le funzioni a lui dedicate.
Le funzioni accessibili dai diversi Ruoli Aziendali sono rappresentate nella tabella seguente:
Admin +
Co-Admin Azienda
Delegato
Dipendente
Coordinat. Sicurezza
Gestione e condivisione Documenti (Ins-Mod-Canc)
Lettura messaggi in Bacheca
Registrazione Presenze autonoma (ogni utente registra l'inizio e la fine del turno proprio lavorativo)
Controllo e Registrazione Presenze di Dipendenti/Lavoratori subordinati
Report Presenze - Dipendenti/Lavoratori
Modifica data e orario Presenza - Dipendenti/Lavoratori
Cancellazione Registrazione Presenza - Dipendenti/Lavoratori
Registrazione Utilizzo Strumenti/Macchinari
Report Utilizzo - Strumenti/Macchinari
Modifica data e orario Utilizzo - Strumenti/Macchinari
Cancellazione operazione di Tracking - Strumenti/Macchinari
Gestione Dipendenti/Lavoratori (Ins-Mod-Canc)
Gestione Sedi Lavorative (Ins-Mod-Canc)
Gestione Strumenti/Macchinari (Ins-Mod-Canc)
Gestione Anarafica Aziendale
Attivazione Servizi Aggiuntivi
Report Pagamenti Effettuati
Come si puó vedere, i ruoli di Admin, Co-Admin e Coordinatore della Sicurezza permettono di utilizzare tutte le funzioni di Job Note. Il ruolo di Delegato, invece, sta a metá tra l'Admin e il Dipendente. Il Delegato, infatti, puó Registrare le presenze dei vari lavoratori (assumendo il compito di Supervisore) e tracciare l'utilizzo di dispositivi aziendali da parte di un determinato dipendente. Infine, il Dipendente puó accedere soltanto alle funzioni base, ovvero quelle di accesso e condivisione dei documenti, lettura dei messaggi presenti nella bacheca aziendale e la registrazione della sua presenza durante l'inizio o la fine del turno lavorativo.
In base alla dimensione dell'azienda, è possibile scegliere il proprio pacchetto da attivare tra le seguenti quattro opzioni: Basic, Silver, Gold, Platinum. Inoltre, è presente anche il pacchetto per Coordinatore della Sicurezza. Ognuno di essi permette la gestione di un numero massimo di "utenze" legate ai cinque servizi principali, che sono:
Numero di Utenti che hanno accesso al gestionale Job Note e possibilitá di utilizzare le varie funzionalitá
Numero di Sedi Lavorative (filiali, cantieri, ecc) da poter gestire, nella fase di Registrazione Presenza dei dipendenti/Lavoratori
Numero di Dipendenti/Lavoratori da poter gestire (controllo presenze)
Numero di Dispositivi Aziendali (auto, notebook, macchinari, strumenti vari) da poter gestire (tracciamento, comodato d'uso, ecc)
Memoria in Cloud per la condivisione di documenti (progetti, planimetrie, checklist, fotografie, PDF, ecc)