Rilevazione presenze

Una soluzione innovativa che permette la rilevazione presenze dei dipendenti quando sono operativi in cantieri, sedi o negozi distaccati, all’interno di strutture, all’esterno, in sede e fuori sede.
Il controllo del personale e la rilevazione presenze sono più facilmente gestibili grazie alla grande novità introdotta dall’utilizzo degli smartphone e delle tecnologie digitali che permettono di gestire le timbrature di più persone simultaneamente.
Con Job Note è possibile impostare una “sede” (luogo di lavoro) presente in qualsiasi parte del territorio; grazie alla geolocalizzazione, si possono pianificare orari e spostamenti in più punti (ad esempio cantieri, sedi aziendali, clienti, stazioni appaltanti, negozi, ecc.) usando il proprio smartphone.
Con Job Note si possono quindi gestire diverse "Sedi" (o varchi virtuali). Una sede (o varco/zona di accesso) può essere configurato o meno attraverso l'indicazione di un segnale SSID di un WiFi, con le coordinate Geofence e GPRS e l'indicazione di un'ampiezza. Questo significa che posso individuare dove e quanto è grande questa zona, dentro la quale l'applicazione consente di timbrare ingresso e uscita. Solo lì la timbratura è abilitata. Il cliente che abbia più sedi, più isole o stabilimenti in una sede, più cantieri da gestire in contemporanea, ha bisogno di più "sedi". Se lo si desidera, la "sede" può anche essere gestita SENZA il controllo con geolocalizzazione, semplicemente selezionando il luogo (sede) in cui si sta accedendo. Il risultato dell'operazione effettuata verrà in ogni caso mostrato nei Report.
I vostri dipendenti potranno quindi timbrare con il cellulare in loro dotazione (smartphone Android o iPhone) in maniera semplice e veloce (senza bisogno di costose apparecchiature) e voi conoscere orario e posizione geografica della timbratura. In alternativa, con Job Note potete nominare un responsabile (avente il ruolo di Delegato) che avrà il compito di registrare le presenze dei dipendenti/lavoratori in una determinata sede. Ogni dipendente/lavoratore registrato avrá un suo account personale e sará identificato attraverso un QR-CODE; attraverso l'APP, al Delegato basterà inquadrare il QR-CODE del dipendente per il quale si vuole registrare la presenza. I dati relativi alle loro timbrature verranno inviati automaticamente ed in forma sicura sui nostri server dedicati, per essere immediatamente disponibili per la consultazione o l'esportazione in Excel da parte del responsabile delle risorse umane.

Gestione utilizzo dispositivi aziendali

Il modulo per la gestione dei dispositivi e strumenti aziendali risulta molto utile nel caso di azienda medio-grande o di Coordinatore della Sicurezza. Spesso molte aziende danno in comodato d'uso ai propri dipendenti dispositivi elettronici per espletare le loro funzioni lavorative: smartphone, computer portatili, tablet, ecc. Sarebbe di grande utilità sapere quale dei propri dipendenti sta utilizzando un determinato dispositivo, e da quanto tempo. Questo, sia per controllarne il corretto uso che se ne fa dello strumento (specialmente a fronte di un eventuale smarrimento/furto o guasto), sia quando questo dev'essere condiviso ed utilizzato da diverse persone. Ad esempio, nel caso di un'azienda che possiede un'unica Termocamera (uno strumento molto costoso) che dev'essere utilizzata da due diversi dipendenti (per due diversi rilevamenti), è di fondamentale importanza sapere chi la sta utilizzando in un determinato momento.
Un altro esempio può essere dato da quelle aziende che hanno un parco automezzi aziendali; basti pensare alle auto utilizzate per soccorso in strada o assistenza a domicilio, o a quelle utilizzate da dirigenti per spostamenti presso le sedi di clienti, per finire alle tantissime ditte di autotrasporti. Sapere a chi viene affidato il proprio mezzo è sinonimo di sicurezza (per l'azienda) e responsabilizzazione (per il conducente).
Per il Coordinatore della Sicurezza, questo rapresenta uno strumento di grandissima importanza, perchè velocizza la fase di controllo e report dei macchinari ed attrezzature presenti in cantiere (betoniere, gru, argani, elevatori, seghe circolari, piegaferri, ecc).
Su Job Note potrai inserire i vari dispositivi aziendali ed associarli in fase di Tracking ad un determinato dipendente. Ad ogni dispositivo/strumento registrato su Job Note, viene generato un suo Codice Identificativo rappresentato da un QR-CODE. La fase di Tracking (ovvero di tracciamento) può essere eseguita da utenti che hanno i ruoli di Admin, Co-Admin oppure Delegato, e può essere effettuata attraverso l'APP oppure il Gestionale Web. L'operazione è davvero semplice e si effettua in pochissimi click; basta selezionare l'utilizzatore (inquadrando il suo QR-CODE), i dispositivi che ha in dotazione (inquadrando i vari QR-CODE associati ad essi) e il tipo di operazione (Prelievo o Rilascio del dispositivo). I dati relativi al Tracking degli strumenti aziendali verranno inviati automaticamente ed in forma sicura sui nostri server dedicati, per essere immediatamente disponibili per la consultazione o l'esportazione in Excel da parte del responsabile delle risorse umane. Inoltre, è possibile anche rappresentare attraverso l'utilizzo di grafici le ore giornaliere durante le quali un determinato dispositivo è stato utilizzato da un certo dipendente.

Condivisione documenti

Ogni tipologia di account (Azienda o Coordinatore della Sicurezza) ha a disposizione uno spazio in Cloud all'interno del quale è possibile condividere qualsiasi tipo di documento. Uno spazio comune in cui memorizzare file utilizzati e scambiati tra piú utenti: molto utile quando si lavora in Team e si ha la necessità di scambiarsi informazioni riguardanti progetti, dipendenti, normative, schede tecniche, rilievi fotografici, planimetrie, contratti e così via.
Basti pensare ad esempio alle aziende edili ed alla possibilità di inviare planimetrie o rilievi dal cantiere in ufficio e viceversa. Oppure ad un operatore sanitario (ad esempio un fisioterapista) che ha il compito di inviare in clinica il Report della scheda di riabilitazione appena conclusa presso il domicilio di un paziente. Avere un canale di comunicazione predefinito tra Responsabile e Dipendente, o anche tra un Team di lavoro durante l'evolversi di un progetto, risulta essere molto utile. La possibilità di caricare files accessibili solo da utenti qualificati, senza l'invio di email con allegati spesso troppo pesanti e senza utilizzare spazi di archiviazione personali (come Google Drive, ecc) rappresenta un punto di forza di Job Note.
Inoltre, i server di Job Note risiedono in Unione Europea e sono crittografati: quindi la gestione dei vostri documenti sarà sicura e soddisfa tutti i principi sul corretto trattamento dei dati personali imposto dal nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, noto oramai come GDPR.
Su Job Note potrai caricare qualsiasi tipo di file, fino all'esaurimento della memoria che hai a disposizione all'interno del tuo account. Se le tue esigenze cambiano, hai sempre la possibilità di aumentare lo spazio in Cloud in qualsiasi momento.
La gestione dei tuoi documenti è davvero semplice: basta selezionare il file che vuoi caricare sul Cloud, assegnargli un titolo, il "dominio di interesse" (cioè se riguarda l'azienda, un determinato dipendente, un determinato dispositivo o una determinata sede), ed eventualmente delle note aggiuntive. Inoltre puoi selezionare gli utenti che hanno la possibilità di scaricarlo e leggerlo, e quelli che possono anche modificarlo.
La fase di ricerca dei documenti risulta essere semplice e veloce: si può ricercare un determinato documento inserendo una parola chiave contenuta all'interno del titolo impostato oppure nel nome del file. Inoltre si possono ricercare i documenti appartenenti ad un determinato dominio di interesse.

Comunicazioni e bacheca

Job Note mette a disposizione di tutti i suoi utenti una pratica bacheca aziendale in cui si possono inviare messaggi diretti ad uno o più dipendenti.
Con un semplice Click si possono comunicare cambi turno, informazioni riguardanti clientela, appuntamenti, riunioni di interi Team di lavoro, e tanto altro ancora. Non vi è alcun limite al numero di messaggi che si possono inviare. Inoltre, così come già descritto nel servizio di Gestione Documenti, i server di Job Note risiedono in Unione Europea e sono crittografati: quindi la gestione dei vostri documenti sarà sicura e soddisfa tutti i principi sul corretto trattamento dei dati personali imposto dal nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, noto oramai come GDPR.
Inviare un messaggio è davvero semplice: basta indicarne l'Oggetto, il suo contenuto ed infine selezionare i destinatari.
La loro consultazione all'interno della bacheca risulta essere semplice e veloce: si può ricercare un determinato messaggio inserendo una parola chiave contenuta all'interno dell'oggetto o corpo del messaggio. Inoltre si possono ricercare i messaggi che abbiamo inviato, indicando uno o più destinatari. Oppure, i messaggi che abbiamo ricevuto, indicando uno o più mittenti. Il tutto con pochissimi Click del mouse.