Servizi offerti

Sono quattro i servizi principali presenti all'interno di Job Note:


Rilevazione delle Presenze di dipendenti/lavoratori
Gestione dell'utilizzo di dispositivi, strumenti, macchinari
Condivisione di documenti
Comunicazione e messaggistica attraverso una bacheca

Di seguito cercheremo di riassumere tutti gli aspetti che caratterizzano ognuna di queste quattro funzioni, e come queste possono essere utilizzate per soddisfare le esigenze della tua azienda.

Rilevazione presenze

Una soluzione innovativa che permette la rilevazione presenze dei dipendenti quando sono operativi in cantieri, sedi o negozi distaccati, all’interno di strutture, all’esterno, in sede e fuori sede.
Il controllo del personale e la rilevazione presenze sono più facilmente gestibili grazie alla grande novità introdotta dall’utilizzo degli smartphone e delle tecnologie digitali che permettono di gestire le timbrature di più persone simultaneamente.
Con Job Note è possibile impostare una “sede” (luogo di lavoro) presente in qualsiasi parte del territorio; grazie alla geolocalizzazione, si possono pianificare orari e spostamenti in più punti (ad esempio cantieri, sedi aziendali, clienti, stazioni appaltanti, negozi, ecc.) usando il proprio smartphone.
Con Job Note si possono quindi gestire diverse "Sedi" (o varchi virtuali). Una sede (o varco/zona di accesso) può essere configurato o meno attraverso l'indicazione di un segnale SSID di un WiFi, con le coordinate Geofence e GPRS e l'indicazione di un'ampiezza. Questo significa che posso individuare dove e quanto è grande questa zona, dentro la quale l'applicazione consente di timbrare ingresso e uscita. Solo lì la timbratura è abilitata. Il cliente che abbia più sedi, più isole o stabilimenti in una sede, più cantieri da gestire in contemporanea, ha bisogno di più "sedi". Se lo si desidera, la "sede" può anche essere gestita SENZA il controllo con geolocalizzazione, semplicemente selezionando il luogo (sede) in cui si sta accedendo. Il risultato dell'operazione effettuata verrà in ogni caso mostrato nei Report.
I vostri dipendenti potranno quindi timbrare con il cellulare in loro dotazione (smartphone Android o iPhone) in maniera semplice e veloce (senza bisogno di costose apparecchiature) e voi conoscere orario e posizione geografica della timbratura. In alternativa, con Job Note potete nominare un responsabile (avente il ruolo di Delegato) che avrà il compito di registrare le presenze dei dipendenti/lavoratori in una determinata sede. Ogni dipendente/lavoratore registrato avrá un suo account personale e sará identificato attraverso un QR-CODE; attraverso l'APP, al Delegato basterà inquadrare il QR-CODE del dipendente per il quale si vuole registrare la presenza. I dati relativi alle loro timbrature verranno inviati automaticamente ed in forma sicura sui nostri server dedicati, per essere immediatamente disponibili per la consultazione o l'esportazione in Excel da parte del responsabile delle risorse umane.

In pillole:

Ogni dipendente/lavoratore registrato avrá un suo account personale e sará identificato attraverso un QR-CODE
Se si sarà attivato un account di tipo "Azienda", per ogni dipendente/lavoratore si puó registrare l'Inizio e Fine del turno lavorativo (Ingresso/Uscita)
Se si è attivato un account di tipo "Coordinatore della Sicurezza", oltre che l'Inizio e Fine del turno lavorativo, per ogni dipendente/lavoratore si puó registrare anche la semplice Presenza (non vincolata ad alcun ingresso o uscita)
Si puó abilitare l'Auto Rilevazione dell'Ingresso/Uscita/Presenza: ogni lavoratore potrà timbrare in autonomia il suo stato
Si puó nominare un responsabile (avente il ruolo di Delegato) che avrá il compito di registrare gli Ingressi/Uscite/Presenze dei dipendenti/lavoratori
La Registrazione della presenza avviene selezionando la "Sede" presso la quale si trova il lavoratore
Ad una o piú sedi possono essere associate le coordinate geografiche al fine di abilitare la Registrazione dell'Ingresso/Uscita/Presenza attraverso la geolocalizzazione
Il Rilevamento dell'Ingresso/Uscita/Presenza (in autonomia o tramite un Delegato supervisore) viene effettuato tramite l'utilizzo dell'APP Job Note
Il Delegato supervisore puó in alternativa registrare l'Ingresso/Uscita/Presenza dei vari lavoratori mediante l'utilizzo del Gestionale Web di Job Note
È possibile visualizzare in tempo reale il Report delle timbrature, filtrando anche per periodo (da giorno, a giorno), sede o dipendente/lavoratore
All'interno del Report è possibile visualizzare il numero totale di Ore Lavorative effettuate dal dipendente/lavoratore

Gestione utilizzo dispositivi aziendali

Il modulo per la gestione dei dispositivi e strumenti aziendali risulta molto utile nel caso di azienda medio-grande o di Coordinatore della Sicurezza. Spesso molte aziende danno in comodato d'uso ai propri dipendenti dispositivi elettronici per espletare le loro funzioni lavorative: smartphone, computer portatili, tablet, ecc. Sarebbe di grande utilità sapere quale dei propri dipendenti sta utilizzando un determinato dispositivo, e da quanto tempo. Questo, sia per controllarne il corretto uso che se ne fa dello strumento (specialmente a fronte di un eventuale smarrimento/furto o guasto), sia quando questo dev'essere condiviso ed utilizzato da diverse persone. Ad esempio, nel caso di un'azienda che possiede un'unica Termocamera (uno strumento molto costoso) che dev'essere utilizzata da due diversi dipendenti (per due diversi rilevamenti), è di fondamentale importanza sapere chi la sta utilizzando in un determinato momento.
Un altro esempio può essere dato da quelle aziende che hanno un parco automezzi aziendali; basti pensare alle auto utilizzate per soccorso in strada o assistenza a domicilio, o a quelle utilizzate da dirigenti per spostamenti presso le sedi di clienti, per finire alle tantissime ditte di autotrasporti. Sapere a chi viene affidato il proprio mezzo è sinonimo di sicurezza (per l'azienda) e responsabilizzazione (per il conducente).
Per il Coordinatore della Sicurezza, questo rapresenta uno strumento di grandissima importanza, perchè velocizza la fase di controllo e report dei macchinari ed attrezzature presenti in cantiere (betoniere, gru, argani, elevatori, seghe circolari, piegaferri, ecc).
Su Job Note potrai inserire i vari dispositivi aziendali ed associarli in fase di Tracking ad un determinato dipendente. Ad ogni dispositivo/strumento registrato su Job Note, viene generato un suo Codice Identificativo rappresentato da un QR-CODE. La fase di Tracking (ovvero di tracciamento) può essere eseguita da utenti che hanno i ruoli di Admin, Co-Admin oppure Delegato, e può essere effettuata attraverso l'APP oppure il Gestionale Web. L'operazione è davvero semplice e si effettua in pochissimi click; basta selezionare l'utilizzatore (inquadrando il suo QR-CODE), i dispositivi che ha in dotazione (inquadrando i vari QR-CODE associati ad essi) e il tipo di operazione (Prelievo o Rilascio del dispositivo). I dati relativi al Tracking degli strumenti aziendali verranno inviati automaticamente ed in forma sicura sui nostri server dedicati, per essere immediatamente disponibili per la consultazione o l'esportazione in Excel da parte del responsabile delle risorse umane. Inoltre, è possibile anche rappresentare attraverso l'utilizzo di grafici le ore giornaliere durante le quali un determinato dispositivo è stato utilizzato da un certo dipendente.

In pillole:

Ogni dispositivo/strumento registrato avrá un suo Codice Univoco  e sará identificato attraverso un QR-CODE
Per ogni dispositivo/strumento si puó registrare la fase di utilizzo (Prelievo/Rilascio)
Se si è attivato un account di tipo "Coordinatore della Sicurezza", per ogni dispositivo/strumento si puó registrare anche la semplice Verifica (non vincolata ad alcun utilizzo)
Gli utenti che hanno il compito di effettuare il Tracking dei dispositivi/strumenti sono quelli con il ruolo di Admin, Co-Admin, Delegato e Coordinatore della Sicurezza
Il Tracking avviene selezionando sia il "dipendente" che il dispositivo/strumento che verrà utilizzato
Il Tracking viene effettuato tramite l'utilizzo dell'APP Job Note
In alternativa il Tracking può essere effettuato anche mediante l'utilizzo del Gestionale Web di Job Note
È possibile visualizzare in tempo reale il Report delle Tracciature, filtrando anche per periodo (da giorno, a giorno), dispositivo/strumento o utilizzatore
All'interno del Report è possibile visualizzare il numero totale di Ore di Utilizzo giornaliere del singolo dispositivo/strumento effettuate dal dipendente/lavoratore

Condivisione documenti

Ogni tipologia di account (Azienda o Coordinatore della Sicurezza) ha a disposizione uno spazio in Cloud all'interno del quale è possibile condividere qualsiasi tipo di documento. Uno spazio comune in cui memorizzare file utilizzati e scambiati tra piú utenti: molto utile quando si lavora in Team e si ha la necessità di scambiarsi informazioni riguardanti progetti, dipendenti, normative, schede tecniche, rilievi fotografici, planimetrie, contratti e così via.
Basti pensare ad esempio alle aziende edili ed alla possibilità di inviare planimetrie o rilievi dal cantiere in ufficio e viceversa. Oppure ad un operatore sanitario (ad esempio un fisioterapista) che ha il compito di inviare in clinica il Report della scheda di riabilitazione appena conclusa presso il domicilio di un paziente. Avere un canale di comunicazione predefinito tra Responsabile e Dipendente, o anche tra un Team di lavoro durante l'evolversi di un progetto, risulta essere molto utile. La possibilità di caricare files accessibili solo da utenti qualificati, senza l'invio di email con allegati spesso troppo pesanti e senza utilizzare spazi di archiviazione personali (come Google Drive, ecc) rappresenta un punto di forza di Job Note.
Inoltre, i server di Job Note risiedono in Unione Europea e sono crittografati: quindi la gestione dei vostri documenti sarà sicura e soddisfa tutti i principi sul corretto trattamento dei dati personali imposto dal nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, noto oramai come GDPR.
Su Job Note potrai caricare qualsiasi tipo di file, fino all'esaurimento della memoria che hai a disposizione all'interno del tuo account. Se le tue esigenze cambiano, hai sempre la possibilità di aumentare lo spazio in Cloud in qualsiasi momento.
La gestione dei tuoi documenti è davvero semplice: basta selezionare il file che vuoi caricare sul Cloud, assegnargli un titolo, il "dominio di interesse" (cioè se riguarda l'azienda, un determinato dipendente, un determinato dispositivo o una determinata sede), ed eventualmente delle note aggiuntive. Inoltre puoi selezionare gli utenti che hanno la possibilità di scaricarlo e leggerlo, e quelli che possono anche modificarlo.
La fase di ricerca dei documenti risulta essere semplice e veloce: si può ricercare un determinato documento inserendo una parola chiave contenuta all'interno del titolo impostato oppure nel nome del file. Inoltre si possono ricercare i documenti appartenenti ad un determinato dominio di interesse.

In pillole:

Ogni Account (Azienda o Coordinatore della Sicurezza) ha a disposizione uno spazio in Cloud dove poter memorizzare qualsiasi tipologia di documenti e file
La dimensione dello spazio in Cloud dipende dal pacchetto Job Note attivato
Lo spazio in Cloud può essere aumentato in qualsiasi istante, acquistando memoria aggiuntiva
I file caricati nel Cloud dedicato possono essere di qualsiasi tipologia/estensione
Ad ogni file caricato può essere associato un titolo, note aggiuntive e un dominio di interesse (azienda, dipendente, dispositivo, sede)
Possono essere definiti uno o più utenti con permessi di lettura
Possono essere definiti uno o più utenti con permessi di scrittura/modifica
Gli utenti che possono accedere alla Gestione Documentale devono essere stati abilitati dall'Admin, attraverso il Flag "abilitazione all'invio di messaggi" presenti all'interno della loro scheda personale
La ricerca di uno o più documenti avviene utilizzando parole chiave da ricercare all'interno del titolo o nome del file caricato in origine. Inoltre la ricerca può essere basata anche sul dominio di interesse

Comunicazioni e bacheca

Job Note mette a disposizione di tutti i suoi utenti una pratica bacheca aziendale in cui si possono inviare messaggi diretti ad uno o più dipendenti.
Con un semplice Click si possono comunicare cambi turno, informazioni riguardanti clientela, appuntamenti, riunioni di interi Team di lavoro, e tanto altro ancora. Non vi è alcun limite al numero di messaggi che si possono inviare. Inoltre, così come già descritto nel servizio di Gestione Documenti, i server di Job Note risiedono in Unione Europea e sono crittografati: quindi la gestione dei vostri documenti sarà sicura e soddisfa tutti i principi sul corretto trattamento dei dati personali imposto dal nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, noto oramai come GDPR.
Inviare un messaggio è davvero semplice: basta indicarne l'Oggetto, il suo contenuto ed infine selezionare i destinatari.
La loro consultazione all'interno della bacheca risulta essere semplice e veloce: si può ricercare un determinato messaggio inserendo una parola chiave contenuta all'interno dell'oggetto o corpo del messaggio. Inoltre si possono ricercare i messaggi che abbiamo inviato, indicando uno o più destinatari. Oppure, i messaggi che abbiamo ricevuto, indicando uno o più mittenti. Il tutto con pochissimi Click del mouse.

In pillole:

Ogni Account (Azienda o Coordinatore della Sicurezza) può inviare infiniti messaggi in bacheca. Non vi sono limiti sul loro numero.
Ad ogni messaggio inviato viene associato un oggetto,testo descrittivo ed uno o più destinatari
Gli utenti che possono accedere alla Bacheca devono essere stati abilitati dall'Admin, attraverso il Flag "invio dei messaggi in bacheca " presenti all'interno della loro scheda personale
La ricerca di uno o più messaggi avviene utilizzando parole chiave da ricercare all'interno dell'oggetto o corpo del messaggio inviato. Inoltre la ricerca può essere basata anche sul mittente o destinatario